Kodėl biuruose spausdintuvai sugenda pačiu blogiausiu momentu? Įmonės pradeda suprasti tikrąją problemą

Beveik kiekviename biure egzistuoja viena keista taisyklė – spausdintuvas dažniausiai sugenda tada, kai jo labiausiai reikia. Prieš svarbų susitikimą, sąskaitų pateikimo dieną, ruošiant sutartis ar paskutinę minutę prieš terminą.

Ir nors iš pirmo žvilgsnio tai atrodo kaip smulki techninė problema, praktikoje sustojęs spausdinimas labai greitai pradeda stabdyti visą darbo ritmą.

Darbuotojai blaškosi ieškodami sprendimo, siunčia failus kolegoms, bando „perkrauti sistemą“, o biure atsiranda įtampa, kuri pažįstama daugeliui įmonių. Specialistai sako, kad didžiausia problema dažnai net nėra pats gedimas. Problema – kiek daug verslų vis dar neįvertina, kiek svarbus sklandus spausdinimo procesas kasdieniam darbui.

Daugelis įmonių spausdintuvus prisimena tik tada, kai jie sugenda

Įdomu tai, kad biuro technika dažniausiai lieka visiškai nepastebima, kol veikia gerai, tačiau vos tik atsiranda trikdis, paaiškėja, kiek daug procesų priklauso nuo vieno įrenginio. Kai kuriose įmonėse per vieną dieną spausdinami šimtai dokumentų. Sąskaitos, važtaraščiai, sutartys, personalo dokumentacija ar vidiniai procesai daugelyje sektorių vis dar stipriai susiję su fiziniais dokumentais. Todėl net trumpas gedimas gali sukelti grandininę reakciją: vėluoja darbai, stringa procesai, darbuotojai praranda laiką.

Specialistai pastebi, kad dalis verslų vis dar dirba su įranga, kuri seniai nebepajėgia atitikti realių poreikių. Spausdintuvai perkraunami, techniškai neprižiūrimi arba naudojami daug intensyviau, nei buvo planuota iš pradžių.

Pigus spausdintuvas dažnai tampa labai brangiu sprendimu

Viena dažniausių klaidų, kurias daro įmonės – spausdintuvą vertina tik pagal pradinę kainą, tačiau specialistai sako, kad ilgalaikėje perspektyvoje svarbiausia tampa ne pati įrenginio kaina, o jo patikimumas ir eksploatacija.

Pigiau kainuojanti technika dažnai reikalauja daugiau priežiūros, dažniau genda, lėčiau dirba ir sukelia daugiau trikdžių kasdienybėje. O versle kiekviena prastovos valanda ilgainiui kainuoja gerokai daugiau nei pats įrenginys. Būtent todėl dalis įmonių šiandien pradeda daug daugiau dėmesio skirti ne „pigiausiam variantui“, o stabilumui. Ypač tada, kai spausdinimas tiesiogiai susijęs su kasdieniu darbu.

bizhub C257i modelis nuomai

 

Įmonės po truputį atsisako požiūrio „susitvarkysime patys“

Anksčiau daugelyje biurų būdavo įprasta, kad technines problemas bando spręsti patys darbuotojai. Vienas kolega „geriau supranta kompiuterius“, kitas moka pakeisti tonerį, trečias kažką „paspaudžia nustatymuose“. Tačiau šiandien verslai pradeda suprasti, kad tokie sprendimai ilgainiui kainuoja daugiau laiko ir nervų nei profesionali priežiūra.

Vis daugiau įmonių renkasi ne tik techniką, bet ir pilną aptarnavimą. Tokiose situacijose labai svarbus tampa ne tik pats spausdintuvas, bet ir greita reakcija į gedimus, priežiūra bei galimybė išvengti ilgų prastovų. Būtent dėl to verslai šiandien vis dažniau ieško kompleksinių sprendimų, susijusių su Spausdintuvų valdymo sprendimai ir techniniu aptarnavimu.

Darbuotojai pavargsta ne nuo spausdinimo, o nuo trikdžių

Specialistai pastebi įdomų dalyką – žmones dažniausiai erzina ne pats spausdinimo procesas, o netikėtumai. Kai reikia greitai atspausdinti dokumentą, o sistema neveikia. Kai baigiasi toneriai pačiu netinkamiausiu metu. Kai vienam failui atspausdinti tenka sugaišti dešimt minučių. Tokios smulkmenos ilgainiui pradeda kurti nuolatinę įtampą biure. Ir nors iš šalies gali atrodyti, kad tai nereikšmingi trikdžiai, darbuotojų kasdienybėje jie labai stipriai veikia darbo ritmą bei nuotaiką.

Biurai šiandien ieško ne technikos, o ramybės

Verslai po truputį pradeda suprasti vieną labai paprastą dalyką – gera biuro technika yra ta, apie kurią darbuotojai net negalvoja. Jeigu sistema veikia greitai,  biuro spausdintuvai nestringa, o gedimai išsprendžiami be papildomo streso, visa įranga tampa tiesiog nematoma kasdienio darbo dalimi. Ir būtent to šiandien ieško dauguma įmonių.